Ein KI-Agent gehört in einem Handwerksbetrieb erst dann an echte Aufträge, wenn schriftlich feststeht, was er lesen, was er schreiben und was er nie ohne Ja eines Menschen auslösen darf. Aus unserer Sicht sollte diese Festlegung am Anfang stehen, noch bevor ein Werkzeug ausgewählt wird.

Definition: Ein KI-Agent ist eine Software, die mit einem Sprachmodell nicht nur Texte erzeugt, sondern selbstständig Schritte ausführt, etwa Material bestellen, Angebote versenden oder Termine verschieben. Rechte, Freigaben und Protokolle legen fest, auf welche Systeme er zugreifen darf, welche Aktionen ein Mensch bestätigen muss und wie jede Aktion nachvollziehbar festgehalten wird.

Der Irrtum: „Der Agent schlägt ja nur vor“

Ein naheliegendes Argument lautet: Der Agent entscheide nichts, er bereite nur vor, und am Ende schaue ohnehin jemand drüber. Deshalb brauche es keine Regeln.

Das Argument hat drei Schwachstellen. Erstens führen Agenten Aktionen aus, sobald man ihnen Zugriff auf E-Mail, Warenwirtschaft oder Lieferantenportal gibt. Ein „Vorschlag“ ist dann schon eine versendete Bestellung. Zweitens ist „jemand schaut drüber“ keine Regel, solange nicht feststeht, wer, wann und mit welcher Befugnis. Drittens fehlt ohne Aufzeichnung später jeder Beleg, was der Agent getan hat, wenn der Kunde reklamiert oder der Lieferant eine Nachbestellung bestreitet.

Rechte: Was der Agent sehen und schreiben darf

Das BSI und die französische ANSSI empfehlen in ihrer gemeinsamen Veröffentlichung, die Zugriffsrechte von LLM-basierten Systemen nach Bedarf zu begrenzen und kritische Entscheidungen unter menschlicher Aufsicht zu treffen (ANSSI und BSI, 2025, https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/EN/BSI/Publications/ANSSI-BSI-joint-releases/LLM-based_Systems_Zero_Trust.html).

Für einen Betrieb mit 10 bis 50 Mitarbeitern heißt das: Jeder Agent bekommt ein eigenes Benutzerkonto mit eng gefassten Rechten, nie das Konto der Geschäftsführung. Lesen darf er, was er für seine Aufgabe braucht. Schreiben darf er zunächst nur in Entwurfsordner. Wie das beim Datenschutz aussieht, haben wir im Beitrag zum Datenschutz-Irrtum im Handwerk beschrieben.

Aufgabe des Agenten	Lesen	Schreiben	Freigabe durch Mensch
Kostenvoranschlag vorbereiten	Preislisten, Leistungsverzeichnis	Entwurf	Vor jedem Versand
Materialbestellung vorbereiten	Lagerbestand, Lieferanten	Bestellentwurf	Vor Absenden
Baustellendokumentation sortieren	Fotos, Notizen	Berichtsentwurf	Vor Ablage beim Kunden
Termine vorschlagen	Kalender	Vorschlag	Vor Bestätigung an Kunden

Freigaben: Wo ein Mensch Ja sagen muss

Das BSI nennt als Gegenmaßnahme gegen Angriffe auf Sprachmodelle ausdrücklich eine explizite Bestätigung durch Nutzende, bevor das Modell Funktionen ausführt (BSI, 2025, https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Presse/Alle-Meldungen-News/Meldungen/Evasion-Attacks-LLM_251110.html). Praktisch ist das eine Freigabe vor der Aktion.

Wir raten davon ab, mit der Automatisierung von Außenkommunikation zu beginnen, also mit Angeboten und Kundenmails. Ein Fehler dort ist sofort sichtbar und schwer zurückzuholen. Besser starten Betriebe mit Vorbereitungen im Innenbereich, etwa einem Kostenvoranschlag als Entwurf oder einer Materialbestellung als Entwurf.

Eine brauchbare Freigaberegel legt drei Dinge fest:

Wer freigibt: eine namentlich benannte Person und eine Vertretung, etwa Bauleiter oder Büroleitung.
Ab welchem Schwellenwert zwingend: zum Beispiel jede Bestellung über einem festgelegten Betrag oder jedes Dokument, das den Betrieb verlässt.
Was bei Nichtreaktion passiert: Aus unserer Sicht sollte der Vorgang liegen bleiben, und der Agent sollte nach einer Wartezeit nicht von selbst weitermachen. Wir halten das für sinnvoll, weil eine Freigabe, die durch bloßes Abwarten ersetzt wird, keine Freigabe mehr wäre.

Eine Stopptaste gehört dazu

Aus unserer Sicht gehört zu jeder Freigaberegel auch eine Stopptaste: Eine benannte Person im Betrieb sollte einen laufenden Agenten jederzeit anhalten können, und seine letzten Aktionen sollten sich nachvollziehen lassen. Wir halten das für sinnvoll, weil eine Freigabe vor der Aktion nur dann etwas wert ist, wenn sich auch ein bereits laufender Vorgang unterbrechen lässt. Wie der Stopp technisch umgesetzt wird, hängt vom eingesetzten Werkzeug ab. Klären Sie das, bevor der Agent an echte Aufträge geht.

Protokolle: Was festgehalten werden muss

Eine gesetzliche Pflicht, jede Aktion eines KI-Agenten zu protokollieren, leiten wir für typische Entwurfsaufgaben im Handwerk nicht ab. Ob ein bestimmter Einsatz rechtlichen Sonderregeln unterliegt, hängt vom Einsatzzweck ab und sollte im Einzelfall mit fachkundiger Beratung geklärt werden.

Wir halten ein Mindestprotokoll pro Aktion für sinnvoll:

Zeitpunkt und Auftrag, auf den sich die Aktion bezieht
Eingabedaten, auf die der Agent zugegriffen hat
Vorschlag oder Ergebnis des Agenten
Name der freigebenden Person und Zeitpunkt der Freigabe
Ob das Ergebnis geändert wurde, und was

Punkt 5 ist unscheinbar, aber aufschlussreich. Ein Agent, dessen Vorschläge ständig überschrieben werden, braucht aus unserer Sicht eine Anpassung. Bleiben seine Vorschläge dagegen nie geändert, lohnt sich ein genauerer Blick im Protokoll, ob die Freigabe nur noch durchgewunken wird. Das ist eine Vermutung und kein belegter Befund.

Rechenbeispiel (hypothetisch): Was die Freigabe kostet

Angenommen, ein Agent bereitet in einem SHK-Betrieb 20 Bestellentwürfe pro Woche vor und die Prüfung dauert in diesem Modell zwei Minuten je Entwurf, dann würde die Freigabe geschätzt 40 Minuten pro Woche binden, und eine einzige falsch versendete Bestellung über 1.500 € könnte diesen Aufwand in der Modellrechnung für mehrere Monate aufwiegen. Die Zahlen sind frei gewählt, tragen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Was KI-Automatisierung hier nicht löst

Regeln ersetzen keine Aufmerksamkeit. Eine Freigabe, die zwischen zwei Baustellenterminen im Vorbeigehen angeklickt wird, schützt kaum. Auch schlecht gepflegte Preislisten macht ein Agent nicht besser. KImpuls analysiert Geschäftsprozesse, findet Ineffizienzen und berechnet Optimierungspotenziale mit ROI. Die Plattform wird auf die Abläufe des jeweiligen Betriebs konfiguriert. Wer im Betrieb welche Entscheidung verantwortet, kann am Ende nur der Betrieb selbst beantworten. Die Rechte und Freigaben sollten deshalb von dort kommen und nicht vom Werkzeug vorgegeben werden.

Fazit

Der Satz „der Agent schlägt ja nur vor“ gilt erst, wenn Rechte, Freigaben und Protokolle ihn wahr machen. Beginnen Sie mit Entwurfsrechten, einer benannten Freigabeperson, einer Stopptaste und einem Mindestprotokoll pro Aktion. Alles Weitere lässt sich ergänzen, sobald der erste Agent einige Wochen sauber gelaufen ist.

Häufig gestellte Fragen

Muss ein Handwerksbetrieb einen KI-Agenten protokollieren? Eine feste gesetzliche Pflicht dazu leiten wir für typische Entwurfsaufgaben im Handwerk nicht ab. Ob ein konkreter Einsatz rechtlichen Sonderregeln unterliegt, hängt vom Einsatzzweck ab. Unabhängig davon empfehlen wir ein Mindestprotokoll, weil es bei Reklamationen als Beleg dient.

Welche Rechte sollte ein KI-Agent im Handwerksbetrieb bekommen? Nur die, die er für seine Aufgabe braucht. Das BSI und die ANSSI empfehlen, die Zugriffsrechte von LLM-basierten Systemen nach Bedarf zu begrenzen. Praktisch heißt das: eigenes Benutzerkonto, Lesezugriff auf die nötigen Daten, Schreibzugriff zunächst nur auf Entwürfe.

Wer darf Aktionen des Agenten freigeben? Eine namentlich benannte Person mit Entscheidungsbefugnis, zum Beispiel Bauleitung oder Büroleitung, plus eine Vertretung. Das ist unsere Empfehlung für die Praxis, eine feste gesetzliche Vorgabe für Handwerksbetriebe leiten wir daraus nicht ab.

Womit sollte ein Betrieb beim ersten Agenten anfangen? Mit einer internen Aufgabe wie dem Bestellentwurf für Material. Kundenkommunikation und Angebotsversand folgen erst, wenn Freigabe und Protokoll im Alltag funktionieren.

KI-Agenten im Handwerk: Rechte, Freigaben, Protokolle