E-Rechnung 2027 Pflicht im Handel: Was Händler jetzt umstellen

Ein naheliegender Irrtum lautet: Die PDF-Rechnung per Mail ist doch längst elektronisch. Laut IHK Hannover (2025) gelten als E-Rechnung ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 (https://www.ihk.de/hannover/hauptnavigation/recht/aktuell3/bmf-veroeffentlicht-zweites-anwendungsschreiben-zur-e-rechnung-6797148). Ein reines PDF erfüllt diese Anforderung nicht, und genau das entscheidet im Handel über die Umstellung zum 1. Januar 2027.

Definition: Laut IHK Hannover (2025) gilt als E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 (https://www.ihk.de/hannover/hauptnavigation/recht/aktuell3/bmf-veroeffentlicht-zweites-anwendungsschreiben-zur-e-rechnung-6797148). Laut IHK Köln (2025) sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD 2.x zulässige Formate (https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bmf-schreiben-zur-e-rechnung-vom-15-10-2025-6774012). Aus unserer Sicht liegt der Vorteil solcher Formate darin, dass sich die Daten leichter in Buchhaltung und Warenwirtschaft übernehmen lassen als aus einem reinen PDF.

Fristen und Umfang: Wen die Pflicht wann trifft

Laut IHK Region Stuttgart (2026) müssen inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Zum Empfang sind alle inländischen Unternehmer demnach schon seit 2025 verpflichtet, und ab dem 1. Januar 2028 gelten die Anforderungen für alle zwingend (https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496).

Zeitpunkt	Wer betroffen ist	Was gilt
seit 1. Januar 2025	alle inländischen Unternehmer	E-Rechnungen empfangen können
1. Januar 2027	Umsatz 2026 über 800.000 Euro (IHK Region Stuttgart, 2026, https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496)	E-Rechnungen ausstellen
1. Januar 2028	alle	Ausstellungspflicht ohne Umsatzgrenze

Laut Retail-News Deutschland (2024) betrifft die Pflicht nur das B2B-Geschäft, Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen, und Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter auf Papier oder in einem nicht standardisierten digitalen Format erfolgen (https://retail-news.de/e-rechnung-informationen-einzelhandel-agenturen/). Diese Quelle ist Fachpresse, deshalb gehört die 250-Euro-Regel vor der Umsetzung in Ihrem Betrieb mit der Steuerberatung gegengeprüft. Für den Online-Shop mit überwiegend privaten Endkunden bleibt der Alltag damit weitgehend unverändert, für Großhändler und Distributoren ändert sich fast jeder Beleg.

Geschäftsführung: Stichtag, Umsatzgrenze und Reihenfolge

Die Geschäftsführung muss drei Dinge klären: Liegt der Umsatz 2026 über 800.000 Euro (IHK Region Stuttgart, 2026, https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496)? Wer im Haus ist verantwortlich? Und was kann das vorhandene System schon? Erst danach lohnt ein Budget.

Unsere Empfehlung: Wir raten davon ab, zuerst das ERP oder die Warenwirtschaft auszutauschen. Ein Systemwechsel bindet Personal genau dort, wo im Handel ohnehin Saisonspitzen, Inventur und Retourenwellen anstehen. Sinnvoller ist die Prüfung, ob die vorhandene Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann, gegebenenfalls über ein Update oder ein Zusatzmodul. Für Shops im Weihnachtsgeschäft gilt aus unserer Sicht: Den Rechnungslauf jetzt in einer Testumgebung prüfen und die Umstellung so planen, dass sie zum Stichtag am 1. Januar 2027 steht, ohne die Hauptlast der Feiertagswochen zu stören.

Abteilungsleitung: Formate, Stammdaten und Retourenbelege

Hier entscheidet sich, ob die Umstellung im Alltag trägt. Laut IHK Köln zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025 sind Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x zulässig, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Hybridformaten gilt der XML-Teil als führend, und Abweichungen zum PDF-Teil können den Vorsteuerabzug gefährden (https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bmf-schreiben-zur-e-rechnung-vom-15-10-2025-6774012).

Daraus ergibt sich eine Aufgabenliste für die Abteilungsleitung:

• Buchhaltung: Eingangsprozess für strukturierte Daten einrichten, Freigabe- und Prüfregeln festlegen.
• Einkauf und Lager: Rechnungsdaten mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, dazu passt unser Beitrag zur Wareneingangsprüfung im Handel.
• Vertrieb und Preisgestaltung: Artikelstammdaten, Rabattstaffeln und Steuerschlüssel prüfen, denn fehlerhafte Stammdaten landen künftig direkt im XML.
• Retourenmanagement: Prüfen, ob Gutschriften und Korrekturbelege im selben Format erzeugt werden, siehe auch Retourenmanagement mit KI.

Rechenbeispiel (hypothetisch): Angenommen, ein Großhändler erfasst 200 Eingangsrechnungen pro Woche mit je 4 Minuten Handarbeit und das automatische Einlesen strukturierter Daten würde davon 3 Minuten einsparen, dann ergäben sich in diesem Modell 600 Minuten oder 10 Stunden pro Woche. Der tatsächliche Wert hängt von Lieferantenmix, Datenqualität und Prüfaufwand ab. Wie sich solche Rechnungen systematisch bewerten lassen, beschreibt unser Beitrag zur KI-gestützten Rechnungsverarbeitung im Mittelstand.

Operative Mitarbeiter: Was sich im Tagesgeschäft ändert

Für Sachbearbeitung, Lager und Verkauf zählen wenige Handgriffe:

1. Eingang: Bei Hybridrechnungen ist die PDF-Ansicht nur die Darstellung. Maßgeblich ist laut IHK Köln der XML-Teil, deshalb dürfen Beträge nicht im PDF korrigiert werden.
2. Ausgang: B2B-Rechnungen werden im Format erzeugt, das der Betrieb festgelegt hat, und nicht mehr als freie PDF-Datei aus einer Textvorlage.
3. Theke und Kasse: Beim Verkauf an Geschäftskunden muss klar sein, ab welchem Betrag und in welchem Format der Beleg entsteht.
4. Retoure: Gutschriften laufen über dieselbe Strecke wie die Ursprungsrechnung, damit Beträge zusammenpassen.

Eine ehrliche Grenze: Das Format selbst muss Ihre Software liefern, steuerliche Fragen klärt die Steuerberatung. KImpuls analysiert Geschäftsprozesse, findet Ineffizienzen und berechnet Optimierungspotenziale mit ROI. Die Plattform wird auf die Abläufe des jeweiligen Betriebs konfiguriert.

Fazit

Die Pflicht zur Ausstellung beginnt laut IHK Stuttgart am 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 und gilt ab 2028 für alle (IHK Region Stuttgart, 2026, https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496). Die Geschäftsführung klärt Umsatzgrenze, Zuständigkeit und Softwarestand, die Abteilungsleitung Formate, Stammdaten und Gutschriften, die Mitarbeitenden den korrekten Umgang mit dem XML. Beginnen Sie mit dem Ist-Zustand Ihres Rechnungsprozesses, bevor Sie Software kaufen.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Nein. Laut IHK Hannover (2025) gelten als E-Rechnung ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 (https://www.ihk.de/hannover/hauptnavigation/recht/aktuell3/bmf-veroeffentlicht-zweites-anwendungsschreiben-zur-e-rechnung-6797148). Ein einfaches PDF erfüllt das nicht.

Welche Formate sind zulässig? Laut IHK Köln (2025) sind Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x zulässig, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bmf-schreiben-zur-e-rechnung-vom-15-10-2025-6774012). Bei Hybridformaten gilt der XML-Teil als führend.

Betrifft die Pflicht auch den Verkauf an Privatkunden im Online-Shop? Laut Retail-News Deutschland (2024) betrifft die E-Rechnungspflicht nur das B2B-Geschäft, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen (https://retail-news.de/e-rechnung-informationen-einzelhandel-agenturen/). Lassen Sie Grenzfälle wie gemischte Kundengruppen von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Muss mein Betrieb schon jetzt etwas tun, wenn der Umsatz unter 800.000 Euro liegt? Empfangen müssen Sie E-Rechnungen laut IHK Stuttgart (2026) bereits seit 2025, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle (https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnung-5864496). Der Eingangsprozess sollte deshalb bereits stehen.